Типичные ошибки начинающего фасилитатора
Фасилитация – одновременно процесс, группа навыков и набор инструментов, позволяющих эффективно организовать групповое обсуждение. Цель фасилитации – нахождение верного метода, который позволит группе работать созидательно и результативно.
Снятие запроса и подготовка к фасилитации
Ошибки начинающих фасилитаторов и коучей в чем-то схожи.
Самая основная из них связана с первоначальным снятием запроса заказчика. Фасилитатору необходимо выяснить несколько вещей:
– зачем заказчику нужна фасилитация;
– что он хочет видеть в качестве результатов фасилитации, как непосредственно в день мероприятия, так и в дальнейшем периоде в бизнесе;
– в чем он видит роль фасилитатора.
При этом фасилитатор должен очень ясно отдавать себе отчет относительно того, реально ли добиться нужного заказчику качества и выполнить ожидаемый объем работы в указанный срок (например, 1 день). Возможно ли это сделать только с помощью фасилитации. Иногда клиент требует за пару часов «объять необъятное»: проанализировать итоги и ошибки прошлого года, сформулировать новые цели, найти способы устранения проблем и создать конкретный план действий. Начинающий фасилитатор может быть так рад заказу (особенно, если это его первый заказ), что соглашается с любыми условиями работы, либо берется за «заранее невыполнимый» запрос Заказчика.
Завышение значимости первых заказов встречается в любой консалтинговой профессии, ведь на старте важно заработать репутацию. А бывает, что дело не в страхе потери заказа и переоценке значимости, а в том, то фасилитатор не дает себе права остановить заказчика, и вместе с ним откорректировать цели на планируемое мероприятие. Важно честно и своевременно объяснять, что есть ряд задач, которые нереально решить быстро, и важно сфокусироваться на чем-то одном, либо планировать сразу серию мероприятий.
И, безусловно, на этапе переговоров и подготовки обе стороны должны понимать, что в процессе фасилитации крайне важна роль заказчика – руководителя бизнес-процесса. Именно от него зависит принятие решений и их реализация. Если фасилитатор имеет дело только с исполнителями, успех и самой фасилитации, и реализации результатов фасилитации – под большим вопросом.
Ответственности каждой из сторон важно проговорить. Фасилитатор отвечает за качество и формат процесса, создает оптимальные условия для решения конкретных задач, следит за оформлением материала и мотивацией участников, помогая им достигать цели, создавая необходимые для эффективной дискуссии условия. Он не является отраслевым экспертом, и не имеет права советовать или манипулировать.
Участники теряют лояльность, если видят, что темы дискуссий и выводы – навязаны. А экспертизой и другим содержанием фасилитацию наполняют они сами.
Например, заказчик может подготовить презентацию по темам, которые важно обсудить в сессии, и тем фактам и планам, которые нужно учитывать.
Также, на этапе подготовки, нельзя упускать из виду ключевых руководителей компании, если они планируют быть на данном мероприятии. С ними обязательно нужно встретиться, чтобы выяснить их пожелания по формату, темам и другим аспектам фасилитации. Это позволит заранее понимать расстановку сил в группе и снять лишнее сопротивление по ходу сессии.
Проведение фасилитации
Еще одна ошибка – жесткое следование сценарию. Фасилитация – это живой процесс, где многое меняется, исходя из того, что происходит с группой. Если во время дискуссии возникли новые идеи или появились неожиданные выводы, которые срочно важно как-то обработать, сценарий, безусловно, необходимо менять.
Новичок боится непредсказуемых поворотов и старается вернуть участников в русло первоначального плана. Очень важно быть готовым к тому, что все может пойти иначе. Имея в запасе альтернативные форматы, фасилитатор успешно справится с неожиданностями.
Нельзя следовать за негативной энергией группы. Иногда люди сопротивляются процессу, молчат или отказываются делать то, что от них требуется. Если уговаривать их, то можно стать «мальчиком для битья», вызвать жалость, презрение или агрессию. Попытки жестко «строить» группу тоже недопустимы. Фасилитатор должен чувствовать ситуацию, объяснять и отзеркаливать ее, создавать процесс, при котором цели заказчика и участников переплетаются.
Другой вариант групповой динамики – излишняя активность и веселье. Такой настрой группы способен превратить фасилитацию в вечеринку. В итоге – участники не проработают глубоко ни проблемы, ни болевые точки. Возникнут трудности с ответственностью и адекватной оценкой созданного плана действий. Реальная сложность, масштаб и подводные камни останутся не прочувствованными, что может привести к довольно плачевным последствиям.
Завершение фасилитации
В конце фасилитации следует договориться о том, как полученные результаты будут интегрироваться в практическую деятельность компании. Нужно обозначить конкретные шаги, ответственных лиц и маркеры, которые помогут проанализировать итоги. Важно не бояться обратной связи и, на протяжении всего процесса фасилитации, находиться в контакте с заказчиком, запрашивать у него обратную связь и его пожелания относительно следующих шагов фасилитации, сохраняя при этом баланс ответственности.
Начинающие фасилитаторы часто забывают о продаже дальнейших процедур. Отчет по прошедшему мероприятию должен содержать рекомендации и предложения по дальнейшей работе, так как подобное продолжение, в большинстве случаев, необходимо на этапе реализации плана действий, созданного на фасилитации. Следует объяснить заказчику, как строить работу с точки зрения форматов, развивать, реализовывать обозначенные темы.
Не бойтесь критики – это нормальная реакция, не означающая прекращение отношений. Напротив – она поможет вам лучше понять клиентов, укрепить профессиональные навыки и, в дальнейшем допускать меньше ошибок.
